Optima Self Store spart mit Stora 9 Stunden pro Woche und wächst in drei Monaten um 10%

9 Stunden pro Woche eingespart | 10% Wachstum in 3 Monaten | 5 unbesetzte 24/7-Standorte

"Stora hat unser Geschäft revolutioniert, Prozesse automatisiert, Zeit gespart und uns ermöglicht, uns auf das Wachstum zu konzentrieren."

- Alex Sugden, Betriebsleiter, Optima Self Store

Über Optima Self Store

Optima Self Store ist ein unabhängiger Betreiber mit fast 1.000 Lagereinheiten an fünf Standorten.

Jeder Standort bietet 24/7-Zugang. Hochwertiger Kundenservice und ein guter Ruf vor Ort stehen im Mittelpunkt der Marke.

Alle fünf Standorte werden von Betriebsleiter Alex Sugden betreut. Mit dem Wachstum des Portfolios wuchs auch die betriebliche Komplexität.

Die Herausforderung: Das Wachstum führte zu Reibungsverlusten

Optima verwendete keine spezielle Selfstorage-Software. Stattdessen verließ sich das Team auf detaillierte Tabellenkalkulationen, um Verfügbarkeit, Kundendaten, Zahlungen und Berichte zu verwalten.

Dieser Ansatz funktionierte anfangs. Bei fünf Standorten wurde sie jedoch zunehmend zeitaufwändiger.

Das Onboarding erfolgte vollständig manuell:

• Erfassung der Kundendaten und Überprüfung der Identität

• Versenden von Lizenzvereinbarungen über DocuSign

• Eingabe von Zahlungsdaten in Stripe

• Einrichten des Zugangs im Paxton-Gate-System

Jeder Kunde benötigte etwa 45 Minuten für das Onboarding.

Es gab zwar eine Online-Buchung, aber es wurde nur eine Anzahlung von 39 Pfund erhoben. Verträge, Abonnements und Systemaktualisierungen mussten immer noch manuell eingegeben werden.

Das Berichtswesen war unübersichtlich. Die Debitoren mussten manuell verfolgt werden. Belegungs- und Preisentscheidungen erforderten zusätzliche Analysen außerhalb des Systems.

"Der gesamte Prozess war sehr zeitaufwändig, und es wurde immer schwieriger, fünf Selbstlagereinrichtungen zu verwalten. Wir mussten alle Prozesse rationalisieren und den Kundenkontakt verbessern.

Die Entscheidung, in eine speziell entwickelte Software zu investieren

Optima prüfte drei Anbieter, bevor es sich für Stora entschied.

"Wir stellten fest, dass wir unser Wachstum nicht fortsetzen konnten, ohne in eine Selfstorage-Software zu investieren. Wir waren beeindruckt vom Engagement von Stora, seine Software kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu verbessern, um den Bedürfnissen der Betreiber gerecht zu werden."

Preiserhöhungen lassen sich nun leichter umsetzen und messen. Routinemäßige Verwaltungsaufgaben - Aktualisierung von Zahlungsdaten, Verwaltung von Auszügen - erforderten keine direkte Beteiligung der Mitarbeiter mehr.

Der Unterschied, den Stora gemacht hat

Eine optimierte digitale Einführungsreise

Mit Stora im Einsatz:

• Kunden buchen online und beginnen automatisch mit dem Abschluss eines Abonnements beim Einzug

• Verträge werden innerhalb des Buchungsablaufs digital unterzeichnet

• Kunden erhalten Zugang zum Portal, um ihre Zahlungsdaten selbst zu aktualisieren

• Zahlungen werden automatisiert

• Die Zugangskontrolle ist direkt mit Paxton integriert

Die Onboarding-Zeit wurde von 45 Minuten auf 5 bis 10 Minuten reduziert.

Vollständige Transparenz über fünf Standorte hinweg

Von einem Dashboard aus kann Alex sehen:

• Belegung der Standorte

• Bevorstehende Einzüge und Auszüge

• Verkaufsaktivität

• Überfällige Rechnungen

Standortpläne bieten einen klaren, visuellen Überblick über jede Einrichtung.

Manuelle Tabellenkalkulationen wurden durch Live-Daten ersetzt.

Stärkere Kontrolle der Debitoren

Stora hebt unbezahlte Rechnungen und ausbleibende Zahlungen sofort hervor, so dass Optima den Überblick über Nichtzahler behalten und die Gesamtverschuldung reduzieren kann.

Die Ergebnisse

9 Stunden Zeitersparnis pro Woche

Durch die Automatisierung von Buchungen, Verträgen, Rechnungsstellung und Kommunikation wurde der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Diese Zeit wird nun wieder investiert in:

• Strategische Planung

• Berichterstattung und Analyse

• Marketing-Kampagnen

• Weiterverfolgung von Interessenten und Anfragen

• Verwaltung von Debitorenkonten

10 % Umsatzwachstum in drei Monaten

Mit verbesserter Transparenz und mehr Zeit für die Strategie erzielte Optima innerhalb von drei Monaten nach der Einführung von Stora ein Umsatzwachstum von 10 %.

Die Automatisierung schuf nicht nur Effizienz, sondern auch operative Kapazitäten.

Erfolgreicher Betrieb von fünf unbemannten 24/7-Standorten

Online-Buchungen, automatisierte Zahlungen und eine integrierte Zugangskontrolle ermöglichen es Optima, fünf unbemannte Einrichtungen zu betreiben und dabei hohe Servicestandards einzuhalten.

Das Ergebnis

Durch die Implementierung von Stora hat Optima Self Store:

• Einsparung von 9 Stunden pro Woche in der Verwaltung

• 10% Wachstum in drei Monaten erreicht

• Fortführung des Betriebs von fünf unbemannten 24/7-Standorten

• Verbesserte Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg

• Zuverlässige Preisgestaltung auf der Grundlage von Echtzeitdaten

"Wir bedauern nur, dass wir nicht schon früher zu Stora gewechselt haben. Wir sind jetzt in einer hervorragenden Position, um unsere bestehenden Standorte weiter auszubauen und zuversichtlich weiter zu expandieren, da wir wissen, dass unsere Systeme und Prozesse dieses Wachstum unterstützen können."