Wie Space4You den Verwaltungsaufwand um 80 % reduzierte und ein 24/7-Selbstlagerungsgeschäft aufbaute

80% weniger Verwaltungsaufwand | 24/7 Onlinebuchung | Digital-first Wachstum in ganz Europa

"Stora verbindet die gesamte Customer Journey in einem Workflow und beseitigt Reibungsverluste."

Finn-Kristof Kausch, Geschäftsführer

Wer sind Space4You?

Space4You betreibt mehrere moderne Selfstorage-Einrichtungen in Deutschland und der Schweiz, die auf einer vollständig digitalen Customer Journey aufbauen - von der Online-Buchung über den Zugang bis hin zum laufenden Support.

Das Unternehmen wurde 2016 von Finn-Kristof Kausch gegründet und begann mit einem einzigen Standort mit rund 60 Einheiten in Bremerhaven.

Finn kam aus der Hotelbranche, wo er aus erster Hand sah, wie Automatisierung und digitaler Zugang die Kundenerwartungen neu definierten. Er sah, wie Gäste Zimmer online buchen, digital einchecken und sogar ihre Zimmertüren über eine App öffnen konnten.

Nahtlose Selbstbedienungserlebnisse wurden im Gastgewerbe bereits zum Standard. Als er in die Selbstlagerungsbranche einstieg, bemerkte er eine deutliche Lücke. In vielen Fällen waren die Prozesse immer noch manuell, abhängig von Papierkram, Bürozeiten und physischen Übergaben.

Finn war der Meinung, dass Selbstlagerungskunden den gleichen Komfort und die gleiche Flexibilität wie Hotelgäste genießen sollten. Sie sollten z. B. die Möglichkeit haben, sofort zu buchen, ohne Reibungsverluste auf ihren Raum zuzugreifen und den gesamten Prozess digital abzuwickeln.

Er wollte Space4You nach diesem Prinzip aufbauen: Anwendung digitaler Standards auf Hotelniveau für die Selbstlagerung und Schaffung einer modernen, automatisierten und jederzeit verfügbaren Erfahrung für den Kunden.

Von Anfang an bestand das Ziel darin, ein skalierbares Unternehmen zu schaffen, das wachsen kann, ohne dass der Verwaltungsaufwand zu groß wird.

Die Herausforderung

Als das Unternehmen von der Startphase in den täglichen Betrieb überging, wurde die Realität des Betriebs einer wachsenden Selfstorage-Website deutlich. Was als überschaubares Arbeitspensum begann, entwickelte sich schnell zu einer wachsenden Liste sich wiederholender Verwaltungsaufgaben. Mit jeder neuen Anfrage, jedem neuen Kunden und jedem Einzug kam mehr manuelle Arbeit auf das Team zu.

Als sich das Geschäft entwickelte, wurden diese manuellen Prozesse schnell zum Engpass. Anfragen, Angebote, Verträge und Rechnungen erforderten zu viele manuelle Schritte, was den Verwaltungsaufwand bei jedem Einzug erhöhte.

Finn erkannte, dass er die manuellen Prozesse, die seinen Betrieb ausbremsten, loswerden musste, wenn Space4You skalieren wollte.

Er brauchte ein System, das Folgendes konnte

• die gesamte Customer Journey an einem Ort zu verbinden
• den manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren
• Verkürzung der Zeit von der Anfrage bis zur bezahlten Buchung
• Wachstum unterstützen, ohne den Personalbestand zu erhöhen

Sein Ziel war es, einen automatisierten Workflow zu haben, der kontinuierlich läuft, auch außerhalb der Bürozeiten.

Schmerzpunkte vor Stora

• Manuelle Bearbeitung von Anfragen, Angeboten und Verträgen
• Sich wiederholende Rechnungsstellung und Verwaltungsaufgaben
• Betriebsbedingte Reibungsverluste, die den Einzug verlangsamen
• Begrenzte Fähigkeit zur effizienten Skalierung

Die Lösung

Da Space4You sich auf ein Wachstum an mehreren Standorten vorbereitete, suchte Finn nach einer Plattform, die ein vollständig digitales Betriebsmodell unterstützen konnte. An diesem Punkt wurde Stora zum zentralen Bestandteil der Strategie.

Mit Stora konnte Space4You seine Abläufe in einen vollständig vernetzten, automatisierten Workflow umwandeln. Die Zeiten von Tabellenkalkulationen und manueller Buchführung sind längst vorbei.

Die Kunden können jetzt jederzeit online buchen. Finn entdeckte, dass viele Buchungen am Sonntagabend erfolgen, wenn die Kunden zu Hause sind und darüber nachdenken, ob sie mehr Platz brauchen.

Anstatt auf das Personal zu warten, können sie die Buchung jetzt sofort abschließen.

Dank der Integration mit dem intelligenten Zugangssystem von Sensorberg können die Kunden sofort nach der Buchung auf ihre Einheiten zugreifen. Die Zugangsrechte werden automatisch bei der Buchung gewährt und wieder entzogen, wenn ein Kunde auszieht oder seine Gebühren nicht bezahlt. Der sichere Zugang erfolgt über die One Access App auf Smartphones oder über PIN- oder NFC-Karten mit den One Access Kiosk-Tablets, die sich in der Anlage befinden.

Dank Stora läuft nun die gesamte Kundenreise in einem einzigen, einfach zu bedienenden System ab, von der Buchung über die Vertragsunterzeichnung bis hin zur Ausweisüberprüfung und den Zahlungen. Das schafft ein optimiertes Kundenerlebnis, gibt dem Team volle Transparenz und reduziert manuelle Eingriffe erheblich.

Die Ergebnisse

Seit der Implementierung von Stora hat Space4You sowohl die Effizienz als auch die Skalierbarkeit deutlich verbessert.

Die Verwaltungszeit pro Einzug wurde um etwa 80 % reduziert, da die früher erforderliche manuelle Arbeit nun automatisch im Hintergrund abläuft.

Dies hat das Unternehmen in die Lage versetzt:

• mehr Kunden mit der gleichen Teamgröße zu betreuen
• Anfragen schneller in bezahlte Buchungen umwandeln
• mehr Zeit für hochwertigen Support statt für Verwaltung zu verwenden
• Ein echtes 24/7-Buchungsmodell zu betreiben

Durch die Beseitigung von Reibungsverlusten in der Customer Journey und in den internen Prozessen hat Space4You ein schlankes, skalierbares Betriebsmodell aufgebaut, das nun mehrere Standorte in Deutschland und der Schweiz unterstützt.

Blick in die Zukunft

Eines der wichtigsten Ziele des Unternehmens ist die Ausweitung der Management-Plattform für Drittanbieter auf den deutschen und österreichischen Markt. Dies bedeutet die professionelle Verwaltung von Selbstlagerstätten im Auftrag von Immobilienbesitzern.

Um dies in großem Umfang zu leisten, sind einheitliche, standardisierte Prozesse erforderlich. Mit Stora als operativem Rückgrat hat Space4You ein Modell entwickelt, das eine Expansion ohne zusätzliche operative Komplexität ermöglicht.

Was mit einem kleinen Standort in Bremerhaven begann, ist heute ein wachsender, digital gesteuerter Betrieb mit mehreren Standorten, der auf Automatisierung und Skalierbarkeit ausgerichtet ist.

FRAGEN UND ANTWORTEN

Wie hat Stora Ihrem Unternehmen insgesamt geholfen?

Stora verbindet die gesamte Customer Journey in einem einzigen automatisierten Workflow. Der Wert ergibt sich daraus, dass das System als Ganzes funktioniert, mit Online-Buchung, automatisierten Verträgen und integrierten Zahlungen, die zusammenarbeiten, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Konversion zu beschleunigen.

Durch die Verringerung der Verwaltungszeit pro Einzug um etwa 80 % können wir mit der gleichen Teamgröße mehr Kunden betreuen und uns auf die Bereitstellung eines hochwertigen Supports konzentrieren, anstatt Papierkram zu bearbeiten.

Wie hat sich die 24/7-Onlinebuchung ausgewirkt?

Sie hat sich erheblich ausgewirkt. Wir verzeichnen ein hohes Buchungsaufkommen in den Abendstunden und am Wochenende. Wenn die Kunden merken, dass sie Lagerraum benötigen, wollen sie nicht warten, bis das Büro am Montag öffnet.

Da das System ununterbrochen läuft, können sie die gesamte Buchung sofort abschließen.

Was halten Sie von der Automatisierung in der Selbstlagerung?

Wenn man wachsen will, ohne das Verwaltungspersonal ständig aufzustocken, braucht man automatisierte, schlanke Prozesse. Digitale Arbeitsabläufe beseitigen Reibungsverluste sowohl für Kunden als auch für Betreiber.

Für uns ist Technologie die Grundlage eines modernen Selbstlagerunternehmens.

Welchen Rat würden Sie Betreibern geben, die wachsen wollen?

Denken Sie vom ersten Tag an langfristig. Entscheiden Sie sich für ein System, das Buchung, Verträge, Zutritt und Zahlungen in einem einzigen Arbeitsablauf zusammenfasst. Wenn die Prozesse fragmentiert oder manuell sind, wird die Skalierung kompliziert.

Wenn Sie eine gleichbleibende Qualität bei gleichzeitiger Expansion anstreben, müssen Sie die Automatisierung in den Mittelpunkt Ihres Unternehmens stellen.

Fordern Sie noch heute eine kostenlose Stora-Demo an und erfahren Sie, wie unsere Plattform Ihr Selbstlagerunternehmen unterstützen und mühelos ausbauen kann.