Wie Space4You den Verwaltungsaufwand pro Einzug um 80 % gesenkt hat und 30 % der Buchungen am Wochenende gewinnt

80 % weniger Verwaltungsaufwand pro Einzug | Einzüge innerhalb von Minuten | 30 % der Buchungen am Wochenende

„Der größte Unterschied, den Stora für uns gemacht hat, ist, dass unser Geschäft auch dann weiterhin funktioniert, wenn gerade niemand im Büro ist.“

— Finn-Kristof Kausch, Gründer und Geschäftsführer

Wer ist Space4You?

Space4You betreibt und managt Self-Storage-Anlagen in Deutschland und der Schweiz. Gründer und Geschäftsführer Finn-Kristof Kausch ist 2023 mit dem Unternehmen an den Start gegangen und hat es von Anfang an auf Automatisierung ausgelegt. Eine klassische Anlage betreibt er bereits seit 2016.

Heute besteht das Unternehmen aus drei Bereichen: den eigenen Standorten, Space4You Management, das im Third-Party-Management Anlagen für andere Eigentümer betreut, und Space4You Connect, das digitale Dienstleistungen für die Self-Storage-Branche entwickelt.

Die Herausforderung

Finn kommt ursprünglich aus der Hotellerie. Während seines Studiums hat er mehrfach in England gearbeitet, dort die Branche kennengelernt und 2016 eine Gewerbehalle in Norddeutschland übernommen, in der er seine erste Anlage eröffnete.

Dieser erste Standort hat ihm gezeigt, was dieses Modell im Betrieb kostet. Alles lief über eine Person.

„Bei unseren ersten Standorten hat der Einzug gut und gerne mal eine Stunde gedauert. Der Kunde musste vorbeikommen, wir mussten die Übergabe machen, wir hatten ein Beratungsgespräch, der Kunde musste den Vertrag unterzeichnen.“

— Finn-Kristof Kausch, Gründer und Geschäftsführer

Jede Anfrage, jeder Vertrag und jeder Einzug war Handarbeit, und der Aufwand wuchs mit jedem neuen Kunden. Wer so arbeitet, kann nur öffnen, wenn jemand am Schreibtisch sitzt, und nur wachsen, indem er einstellt.

Als Finn 2023 mit Space4You startete, wollte er dieses Modell deshalb gar nicht erst aufbauen. Er brauchte ein System, das:

• Kunden buchen, unterschreiben und einziehen lässt, ohne dass sie jemanden treffen müssen
• die Organisation schlank genug hält, dass ein kleines Team mehrere Standorte betreuen kann
• Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten abschließt, statt sie bis Montag liegen zu lassen
• vor der Eröffnung ausgewählt wird und nicht nachträglich aufgesetzt

Die Lösung

Rund um 2022 machte sich Finn auf die Suche nach Partnern und lernte Stora auf einer Messe kennen, wo er Mitgründer Gavin Shields traf.

„Bei Stora ist das Gute, dass es nicht nur eine reine Verwaltungssoftware ist, sondern dass diese sehr stark vom Kunden aus denkt. Verträge, Buchungen, Verfügbarkeiten, Zahlungsabwicklung hängen alle miteinander zusammen und machen es den Kunden sehr einfach.“

Stora war bereits einige Monate vor der Eröffnung online, sodass sich Anfragen schon im CRM sammelten, bevor es überhaupt etwas zu vermieten gab. Die Website vor der Eröffnung live zu schalten hieß, dass am ersten Tag bereits Einzüge bereitstanden.

Heute kommt der Kunde über eine Google- oder KI-Suche auf die von Stora bereitgestellte Website, wählt Boxgröße und Einzugsdatum und bucht Zusatzprodukte wie Versicherung, 24-Stunden-Zugang oder einen Post- und Paketservice dazu, bevor er die Buchung online abschließt. Direkt danach folgen der digitale Vertrag und die Identifizierung. Der Zugang zum Gebäude, über Storas Anbindung an den Smart-Access-Anbieter Sensorberg, wird erst freigegeben, wenn Zahlung, Identifizierung und Unterschrift vollständig vorliegen, zu jeder Uhrzeit.

Für alle, die es wünschen, ist das Team weiterhin da.

„Wir wollen unseren Kunden die Wahl geben. Möchte der Kunde vollautomatisiert buchen, ohne eine Beratung von uns in Anspruch zu nehmen, kann er das machen, auch gerne außerhalb unserer Öffnungszeiten. Wenn ein Kunde aber trotzdem unsere Beratung oder Fragen hat, sind wir natürlich trotzdem da, über unsere verschiedenen Kanäle den Kunden zu unterstützen.“

Beim Thema Preise nutzt Space4You Storas Dynamic Pricing, sodass sich die Preise automatisch an die Auslastung anpassen, ohne dass jemand sie beobachten muss. Das zählt besonders, wenn ein Drittel der Buchungen eingeht, während das Büro geschlossen ist. Für Bestandskunden übernimmt das Preiserhöhungstool die Arbeit.

Finns Morgen beginnt mit dem Reporting-Dashboard: aktuelle Auslastung, Umsatz, offene Zahlungen und ein Aktivitätsverlauf darüber, was über Nacht passiert ist.

Die Ergebnisse

Der Verwaltungsaufwand pro Einzug ist um rund 80 % gesunken. Übergabe, Beratungsgespräch und Vertragsunterzeichnung entfallen, der gesamte Ablauf läuft digital. Ein Einzug, der früher gut und gerne eine Stunde gedauert hat, dauert heute wenige Minuten.

Rund 30 % der Buchungen entfallen inzwischen auf das Wochenende.

„Mittlerweile ist es so, dass aktuell rund 30 % unserer Buchungen am Wochenende passieren, genau dann, wenn unsere Konkurrenz nicht da ist oder unser Büro nicht besetzt ist.“

Die Vermietung rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr, bedeutet: Wer sonntagabends um 22 Uhr merkt, dass er Lagerraum braucht, kann buchen, unterschreiben, bezahlen und einziehen, ohne auf Montag zu warten.

Die Organisation bleibt schlank. Pro Standort wird weniger Personal gebraucht, und das Team betreut mehrere Standorte gleichzeitig statt jeweils einen.

Zuletzt blieb das Telefon. Anrufe, die eingingen, wenn niemand abnehmen konnte, waren der einzige Teil der Customer Journey, der noch von Hand lief. Über Storas öffentliche API hat Space4You Connect einen KI-Anrufassistenten gebaut, der rund um die Uhr annimmt, live auf die Daten in Stora zugreift und den Anrufer direkt als Lead mit Zusammenfassung in Stora anlegt.

Über dieselbe API läuft auch der Rest: eine eigene Post- und Paket-App, die Kundensendungen erkennt und die Kunden per Mail benachrichtigt, und ein Preisscanner, der die Preise des Wettbewerbs automatisch abgleicht und meldet, wann angepasst werden sollte.

Wie es weitergeht

Space4You betreibt inzwischen nicht nur eigene Anlagen, sondern managt auch Standorte für andere Eigentümer. Das funktioniert nur, wenn die Prozesse überall dieselben sind.

„Da gibt uns Stora einfach die Grundlage, dass wir mehrere Standorte parallel betreiben können mit einer sehr schlanken Organisation.“

Genau diese Standardisierung ist die Basis des Management-Geschäfts, und sie ist der Weg, auf dem Finn in Deutschland und der Schweiz weiter wachsen will, ohne dass der Verwaltungsaufwand mitwächst.

„Wenn mich heute ein Self-Storage-Betreiber fragen würde, ob ich Stora empfehlen würde, würde ich klar Ja sagen, gerade vor dem Hintergrund, wenn er sein Unternehmen digital, automatisiert und skalierbar machen möchte.“

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