Por qué Now Storage llevó sus 20 centros a Stora

20 centros | Un único equipo comercial centralizado | Conectados mediante la API

«Hicimos una comparación muy a fondo de todas las opciones de software de gestión, incluso de productos que no eran del sector de los trasteros. Pero al final llegó el momento en que vimos que Stora cumplía prácticamente todo lo que buscábamos, y habría sido absurdo no elegirlo.»

— Mark Drummond, director

¿Quién es Now Storage?

Now Storage gestiona 20 centros de alquiler de trasteros en el Reino Unido, con centros en contenedores y centros en interior, desde su sede en Ross-on-Wye. Cuando grabamos con ellos, en plena puesta en marcha, tenían algo menos de 4.000 clientes y unos 380.000 pies cuadrados (cerca de 35.000 m²), con una ocupación de algo más del 80%.

Según su director, Mark Drummond, la empresa se creó desde el principio para funcionar con una estructura ligera. Las solicitudes de todos los centros llegan a un único equipo comercial centralizado, que trabaja en HubSpot.

«Vemos un valor real en ser una empresa impulsada por las ventas, en apostar por la gestión a distancia y en tener un equipo comercial centralizado.»

El reto

A medida que Now Storage crecía, sus herramientas no se comunicaban entre sí. El CRM, el control de acceso y los pagos guardaban cada uno su propia copia de los datos, y el equipo los cuadraba a mano.

«Nuestro mayor problema durante años ha sido introducir los datos dos veces, lo que provoca errores al tener que cruzar dos sistemas. Teníamos que hacer revisiones semanales y mensuales para asegurarnos de que todos nuestros datos eran correctos.»

— Holly, Business Support Coordinator

Con los aumentos de precio pasaba lo mismo. Holly los gestionaba en una hoja de cálculo y enviaba a mano cada correo electrónico a los clientes.

Para Mark, la trampa era precisamente que todo aquello funcionaba:

«A veces te acostumbras a ir poniendo parches en tu forma de trabajar y piensas: bueno, funciona.»

Now Storage necesitaba un sistema que pudiera:

• conectarse con las herramientas de CRM, control de acceso y pagos que ya usaban
• dar al equipo comercial centralizado un único lugar donde consultar la información
• eliminar la doble introducción de datos y las revisiones que la acompañaban
• gestionar los aumentos de precio sin hoja de cálculo

Por qué eligieron Stora

Mark habló por primera vez con Gavin Shields seis años antes del cambio, tras leer una publicación de Gavin en LinkedIn sobre pagos y tecnología en el sector del almacenaje. Gavin visitó la oficina de Ross-on-Wye y poco después lanzó Stora.

Cuando Now Storage decidió sustituir su sistema, la API fue lo que inclinó la balanza. El equipo comercial trabaja en HubSpot, así que el nuevo sistema tenía que enviar los datos directamente a HubSpot.

«Necesitábamos un producto con una API que se pudiera conectar sin complicaciones, para ganar eficiencia en la formación del equipo y que todos consulten la información en un solo lugar.»

«La API es fundamental para conectar todo nuestro ecosistema, evitar duplicar el trabajo y asegurarnos de que todos los datos son correctos. Libera tiempo del equipo para lo importante, que es atender a nuestros clientes, no estar tecleando todo el día.»

En el texto que el propio equipo nos escribió durante el onboarding:

«Lo que más nos llamó la atención de Stora fue la potencia de sus herramientas de gestión de precios, la sencillez de la plataforma y su constante evolución. La solidez de la API también pesó mucho, porque nos da la flexibilidad de integrarla con nuestro software y nuestros procesos actuales.»

— Now Storage

Y la respuesta de Mark sobre qué hizo diferente a Stora:

«Al final, la gente compra a personas, y todo nuestro trato con el equipo de Stora ha sido fantástico.»

Lo que esperaban del cambio

Mark y Holly mencionaron tres cosas que esperaban que Stora cambiara.

Una web que acepte reservas a cualquier hora. La reserva online y el portal del cliente permiten a los clientes alquilar un trastero sin esperar al equipo comercial.

«Tenemos muchas ganas de empezar a usar vuestro portal del cliente y el sistema de reserva online, para que nuestra web trabaje para nosotros las 24 horas del día.»

Aumentos de precio con un clic. La gestión de precios aplica el nuevo precio y avisa al cliente por correo electrónico automáticamente, sustituyendo a la hoja de cálculo de Holly.

«Poder hacerlo con un solo clic, que el cliente reciba un correo automáticamente y el aumento de precio se aplique automáticamente, es la función que más ilusión me hace.»

Se acabaron las revisiones. Con todos los sistemas conectados mediante la API, los datos se mantienen correctos sin revisiones semanales ni mensuales.

«No tendremos que preocuparnos de que los datos sean incorrectos ni hacer las revisiones semanales y mensuales, y ganaremos mucho tiempo para centrarnos en la experiencia del cliente.»

El cambio a Stora

Holly dirigió el cambio desde la sede.

«El onboarding fue muy fluido. No tuvimos ningún problema, y Brian y Steve siempre estuvieron disponibles para responder a nuestras preguntas. Una gran parte de cambiar de sistema es el equipo que hay detrás, y eso es lo que nos dio confianza en Stora.»

— Holly, Business Support Coordinator, Now Storage

¿Estás pensando en cambiar de software en tus centros? Descubre cómo es el cambio a Stora o reserva una demo gratuita.