Cómo Space4You redujo un 80% la gestión administrativa por entrada y consigue el 30% de sus reservas en fin de semana

80% menos de gestión administrativa por entrada | Entradas en minutos | 30% de las reservas en fin de semana

«La mayor diferencia que Stora ha supuesto para nosotros es que nuestro negocio sigue funcionando incluso cuando no hay nadie en la oficina.»

— Finn-Kristof Kausch, fundador y director general

¿Quién es Space4You?

Space4You gestiona y opera instalaciones de self storage en Alemania y Suiza. Su fundador y director general, Finn-Kristof Kausch, lanzó la empresa en 2023 y la diseñó desde el primer día en torno a la automatización. Ya gestionaba una instalación convencional desde 2016.

Hoy la empresa tiene tres áreas: sus propias instalaciones, Space4You Management, que gestiona instalaciones para otros propietarios, y Space4You Connect, que desarrolla herramientas digitales para el sector del self storage.

El reto

Finn viene del sector hotelero. Durante sus estudios trabajó varias veces en Inglaterra, donde conoció el sector, y en 2016 se hizo cargo de una nave comercial en el norte de Alemania para abrir su primera instalación.

Aquella primera instalación le enseñó lo que cuesta este modelo en el día a día. Todo pasaba por una persona.

«En nuestras primeras instalaciones, una entrada podía durar perfectamente una hora. El cliente tenía que venir, teníamos que hacer la entrega, teníamos una conversación de asesoramiento y el cliente tenía que firmar el contrato.»

— Finn-Kristof Kausch, fundador y director general

Cada consulta, cada contrato y cada entrada eran trabajo manual, y la carga crecía con cada nuevo cliente. Un operador que funciona así solo puede abrir cuando hay alguien en la oficina, y solo puede crecer contratando.

Por eso, cuando Finn lanzó Space4You en 2023, decidió evitar ese modelo en lugar de corregirlo. Necesitaba un sistema que:

• Permitiera a los clientes reservar, firmar y entrar sin tener que ver a nadie
• Mantuviera la organización lo bastante ligera como para que un equipo pequeño gestionara varias instalaciones
• Cerrara las reservas fuera del horario de oficina, en lugar de dejarlas esperando hasta el lunes
• Se eligiera antes de la apertura, no se añadiera después

La solución

Hacia 2022, Finn empezó a buscar socios y conoció Stora en una feria del sector, donde coincidió con el cofundador Gavin Shields.

«Lo bueno de Stora es que no es un simple software de gestión, sino que piensa mucho desde el punto de vista del cliente. Contratos, reservas, disponibilidad y pagos están todos conectados, y eso se lo pone muy fácil al cliente.»

Stora estaba en línea varios meses antes de la apertura, así que las consultas ya se acumulaban en el CRM antes de que hubiera nada que alquilar. Publicar la web antes de la apertura permitió tener entradas listas desde el primer día.

Hoy el cliente llega a una web proporcionada por Stora desde una búsqueda en Google o con IA, elige el tamaño del trastero y la fecha de entrada, y añade un seguro, acceso 24 horas o un servicio de correo y paquetería antes de completar la reserva online. El contrato digital y la verificación de identidad llegan justo después. El acceso al edificio, gracias a la integración de Stora con el proveedor de acceso inteligente Sensorberg, solo se activa cuando el pago, la identificación y la firma están completos, a cualquier hora.

El equipo sigue disponible para quien lo necesite.

«Queremos dar a nuestros clientes la opción de elegir. Si un cliente quiere reservar de forma totalmente automatizada, sin recurrir a nuestro asesoramiento, puede hacerlo, también fuera de nuestro horario de apertura. Pero si un cliente necesita asesoramiento o tiene preguntas, por supuesto seguimos ahí para atenderle a través de nuestros distintos canales.»

En cuanto a precios, Space4You utiliza los precios dinámicos de Stora, que ajustan las tarifas automáticamente según la ocupación sin que nadie tenga que vigilarlas. Esto importa especialmente cuando un tercio de las reservas llega con la oficina cerrada. Para los clientes existentes, se encarga la herramienta de subida de precios.

Las mañanas de Finn empiezan en el panel de informes: ocupación actual, ingresos, pagos pendientes y un historial de actividad de lo que ha pasado durante la noche.

Los resultados

La gestión administrativa por entrada se ha reducido alrededor de un 80%. La entrega, la conversación de asesoramiento y la firma del contrato han desaparecido, y todo el proceso es digital. Una entrada que podía durar una hora ahora lleva unos minutos.

Alrededor del 30% de las reservas se hacen ahora en fin de semana.

«Actualmente, alrededor del 30% de nuestras reservas se hacen en fin de semana, justo cuando nuestra competencia no está o nuestra oficina no está atendida.»

Alquilar online las 24 horas del día, los 365 días del año, significa que un cliente que se da cuenta un domingo a las 22:00 de que necesita espacio puede reservar, firmar, pagar y entrar sin esperar al lunes.

La organización sigue siendo ligera. Se necesita menos personal por instalación, y el equipo atiende varias ubicaciones a la vez en lugar de una cada uno.

La última tarea manual era el teléfono. Las llamadas que llegaban cuando nadie podía contestar eran la única parte del recorrido del cliente que seguía siendo manual. Gracias a la API pública de Stora, Space4You Connect creó un asistente telefónico con IA que atiende las 24 horas, consulta los datos de Stora en tiempo real y registra a quien llama en Stora como lead, con un resumen para que el equipo haga el seguimiento.

La misma API sostiene el resto de lo que han creado: una aplicación propia de correo y paquetería que identifica los envíos de los clientes y les avisa por email cuando llegan, y un comparador de precios que revisa automáticamente las tarifas de la competencia y avisa cuando conviene ajustarlas.

Lo que viene

Space4You gestiona ahora instalaciones para otros propietarios además de las suyas, algo que solo funciona si los procesos son iguales en todas partes.

«Stora nos da sencillamente la base para gestionar varias instalaciones en paralelo con una organización muy ligera.»

Esa estandarización es la base del negocio de gestión, y es la forma en que Finn quiere seguir creciendo en Alemania y Suiza sin que la carga administrativa crezca con él.

«Si hoy un operador de self storage me preguntara si recomiendo Stora, le diría claramente que sí, sobre todo si quiere que su negocio sea digital, automatizado y escalable.»

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