Optima Self Store ahorra 9 horas a la semana y crece un 10% en tres meses con Stora

Ahorro de 9 horas semanales | Crecimiento del 10% en 3 meses | 5 centros 24/7 sin personal

"Stora ha revolucionado nuestro negocio, automatizando procesos, creando ahorros de tiempo y permitiéndonos centrarnos en el crecimiento."

- Alex Sugden, Director de Operaciones, Optima Self Store

Acerca de Optima Self Store

Optima Self Store es un operador independiente con casi 1.000 unidades de almacenamiento en cinco ubicaciones.

Cada centro ofrece acceso 24 horas al día, 7 días a la semana. La marca se basa en un servicio al cliente de alta calidad y una sólida reputación local.

Los cinco centros están supervisados por el director de operaciones Alex Sugden. A medida que la cartera crecía, también lo hacía la complejidad operativa.

El reto: el crecimiento creaba fricciones

Optima no utilizaba un software específico para el autoalmacenamiento. En su lugar, el equipo se basaba en hojas de cálculo detalladas para gestionar la disponibilidad, los registros de clientes, los pagos y los informes.

Este enfoque funcionó al principio. Pero cada vez llevaba más tiempo en los cinco centros.

La incorporación era totalmente manual:

• Recopilación de datos del cliente y verificación de su identidad

• Envío de acuerdos de licencia a través de DocuSign

• Introducción de los datos de pago en Stripe

• Configuración del acceso en el sistema de acceso Paxton

Cada cliente tardaba unos 45 minutos en incorporarse.

La reserva en línea ya existía, pero sólo se registraba un depósito de 39 libras. Los contratos, las suscripciones y las actualizaciones del sistema seguían requiriendo la introducción manual de datos.

Los informes no eran claros. Los deudores requerían un seguimiento manual. Las decisiones sobre ocupación y precios requerían análisis adicionales fuera del sistema.

"Todo el proceso requería mucho tiempo y cada vez era más difícil gestionar cinco instalaciones de almacenamiento. Necesitábamos agilizar todos los procesos y mejorar la experiencia del cliente".

La decisión de invertir en un software específico

Optima revisó tres proveedores antes de elegir Stora.

"Identificamos que no podíamos continuar nuestro crecimiento sin invertir en software de autoalmacenamiento. Nos impresionó el compromiso de Stora de desarrollar y mejorar continuamente su software en línea con las necesidades de los operadores."

Los aumentos de precios son más fáciles de aplicar y medir. La administración rutinaria -actualización de los datos de pago, gestión de las mudanzas- ya no requería la intervención directa del personal.

La diferencia marcada por Stora

Un proceso de incorporación digital optimizado

Con Stora:

• Los clientes reservan en línea y comienzan a suscribirse automáticamente cuando se mudan.

• Los contratos se firman digitalmente durante el proceso de reserva

• Los clientes tienen acceso al portal para actualizar los datos de pago

• Los pagos se automatizan

• El control de acceso se integra directamente con Paxton

El tiempo de incorporación se ha reducido de 45 minutos a entre 5 y 10 minutos.

Visibilidad completa en los cinco centros

Desde un panel de control, Alex puede ver:

• La ocupación de las instalaciones

• Próximos traslados y mudanzas

• Actividad de ventas

• Facturas vencidas

Los planos de las instalaciones ofrecen una visión clara y visual de cada una de ellas.

Las hojas de cálculo manuales se sustituyeron por datos en tiempo real.

Mayor control de los deudores

Stora destaca inmediatamente las facturas impagadas y los impagos, lo que permite a Optima controlar a los morosos y reducir la deuda total.

Los resultados

9 horas ahorradas a la semana

La automatización de reservas, contratos, facturación y comunicaciones redujo significativamente la carga de trabajo administrativo.

Ese tiempo se reinvierte ahora en

• Planificación estratégica

• Informes y análisis

• Campañas de marketing

• Seguimiento de clientes potenciales y consultas

• Gestión de cuentas deudoras

10% de crecimiento de los ingresos en tres meses

Con una mejor visibilidad y más tiempo para centrarse en la estrategia, Optima logró un crecimiento de los ingresos del 10% en los tres meses siguientes a la implantación de Stora.

La automatización creó capacidad operativa, no sólo eficiencia.

Explotación con éxito de cinco centros 24/7 sin personal

Las reservas en línea, los pagos automatizados y el control de acceso integrado permiten a Optima gestionar cinco instalaciones sin personal y mantener un alto nivel de servicio.

El resultado

Con la implantación de Stora, Optima Self Store ha conseguido:

• Ahorrado 9 horas semanales en administración

• Ha logrado un crecimiento del 10% en tres meses

• Ha seguido gestionando cinco centros sin personal las 24 horas del día, los 7 días de la semana

• Mejorar la visibilidad de todo el negocio

• Aumentado los precios con confianza utilizando datos en tiempo real

"Lo único que lamentamos es no habernos pasado antes a Stora. Ahora estamos en una posición excelente para continuar el crecimiento de nuestros centros existentes y expandirnos con confianza, sabiendo que nuestros sistemas y procesos pueden soportar ese crecimiento."