Optima Self Store gagne 9 heures par semaine et croît de 10 % en trois mois grâce à Stora

9 heures économisées par semaine | 10% de croissance en 3 mois | 5 sites 24/7 sans personnel

"Stora a révolutionné notre activité, en automatisant les processus, en créant des gains de temps et en nous permettant de nous concentrer sur la croissance."

- Alex Sugden, directeur des opérations, Optima Self Store

À propos d'Optima Self Store

Optima Self Store est un opérateur indépendant qui possède près de 1 000 unités de stockage réparties sur cinq sites.

Chaque site est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Un service à la clientèle de haute qualité et une solide réputation locale sont au cœur de la marque.

Les cinq sites sont supervisés par Alex Sugden, directeur des opérations. La complexité opérationnelle s'est accrue au fur et à mesure que le portefeuille s'est étoffé.

Le défi : la croissance créait des frictions

Optima n'utilisait pas de logiciel dédié au self-stockage. L'équipe s'appuyait plutôt sur des feuilles de calcul détaillées pour gérer la disponibilité, les dossiers des clients, les paiements et les rapports.

Cette approche a fonctionné au début. Elle est devenue de plus en plus fastidieuse sur les cinq sites.

L'accueil des clients était entièrement manuel :

• Collecte des coordonnées du client et vérification de son identité

• Envoi des contrats de licence via DocuSign

• saisie des données de paiement dans Stripe

• paramétrage de l'accès dans le système de portail Paxton.

L'intégration de chaque client prenait environ 45 minutes.

La réservation en ligne existait, mais elle ne permettait d'enregistrer qu'un acompte de 39 livres sterling. Les contrats, les abonnements et les mises à jour du système nécessitaient encore une saisie manuelle.

Les rapports manquaient de clarté. Les débiteurs devaient faire l'objet d'un suivi manuel. Les décisions relatives à l'occupation et à la tarification nécessitaient une analyse supplémentaire en dehors du système.

"L'ensemble du processus prenait beaucoup de temps et il devenait difficile de gérer cinq installations de self-stockage. Nous devions rationaliser tous les processus et améliorer le parcours du client."

La décision d'investir dans un logiciel spécialisé

Optima a passé en revue trois fournisseurs avant de choisir Stora.

"Nous avons constaté que nous ne pouvions pas poursuivre notre croissance sans investir dans un logiciel de self-stockage. Nous avons été impressionnés par l'engagement de Stora à développer et à améliorer continuellement leur logiciel en fonction des besoins des opérateurs."

Les augmentations de prix sont devenues plus faciles à mettre en œuvre et à mesurer. Les tâches administratives courantes - mise à jour des détails de paiement, gestion des déménagements - ne nécessitent plus l'intervention directe du personnel.

La différence faite par Stora

Un parcours d'intégration numérique rationalisé

Avec Stora en place :

• Les clients réservent en ligne et commencent automatiquement à s'abonner lors de l'emménagement.

• Les contrats sont signés numériquement au cours du processus de réservation.

• Les clients reçoivent un accès au portail pour mettre à jour eux-mêmes les détails de paiement

• Les paiements sont automatisés.

• Le contrôle d'accès s'intègre directement à Paxton

Le temps d'intégration est passé de 45 minutes à 5-10 minutes.

Visibilité complète sur cinq sites

À partir d'un seul tableau de bord, Alex peut voir

• L'occupation du site

• Les emménagements et déménagements à venir

• L'activité commerciale

• les factures en souffrance.

Les plans du site fournissent une vue d'ensemble claire et visuelle de chaque installation.

Les feuilles de calcul manuelles ont été remplacées par des données en temps réel.

Un meilleur contrôle des débiteurs

Stora met immédiatement en évidence les factures impayées et les échecs de paiement, ce qui permet à Optima de garder le contrôle sur les mauvais payeurs et de réduire la dette globale.

Les résultats

9 heures économisées par semaine

L'automatisation des réservations, des contrats, de la facturation et des communications a considérablement réduit la charge de travail administratif.

Ce temps est désormais réinvesti dans

• la planification stratégique

• Rapports et analyses

• les campagnes de marketing

• Suivi des prospects et des demandes de renseignements

• Gestion des comptes débiteurs

10 % de croissance du chiffre d'affaires en trois mois

Avec une meilleure visibilité et plus de temps consacré à la stratégie, Optima a réalisé une croissance de 10 % de son chiffre d'affaires dans les trois mois qui ont suivi la mise en œuvre de Stora.

L'automatisation a créé de la capacité opérationnelle, et pas seulement de l'efficacité.

Exploitation réussie de cinq sites sans personnel, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

La réservation en ligne, les paiements automatisés et le contrôle d'accès intégré permettent à Optima de gérer cinq sites sans personnel tout en maintenant des normes de service élevées.

Le résultat

En mettant en œuvre Stora, Optima Self Store a :

• économisé 9 heures par semaine en administration

• réalisé une croissance de 10 % en trois mois

• Poursuivre l'exploitation de cinq sites sans personnel, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

• Amélioré la visibilité de l'ensemble de l'entreprise

• Augmenté ses prix en toute confiance en utilisant des données en temps réel

"Notre seul regret est de ne pas être passé à Stora plus tôt. Nous sommes maintenant dans une excellente position pour poursuivre la croissance de nos sites existants et nous développer en toute confiance, en sachant que nos systèmes et nos processus peuvent soutenir cette croissance.