Comment Space4You a réduit ses coûts administratifs de 80 % et a créé une entreprise de self-stockage fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

80% de temps administratif en moins | Réservation en ligne 24/7 | Croissance numérique dans toute l'Europe

"Stora connecte l'ensemble du parcours client en un seul flux de travail et supprime les frictions".

Finn-Kristof Kausch, directeur général

Qui est Space4You ?

Space4You exploite de multiples installations de self-stockage modernes à travers l'Allemagne et la Suisse, construites autour d'un parcours client entièrement numérique, de la réservation en ligne à l'accès et au soutien continu.

Fondée en 2016 par Finn-Kristof Kausch, l'entreprise a démarré avec un seul site d'environ 60 unités à Bremerhaven.

Finn vient de l'industrie hôtelière, où il a vu de près comment l'automatisation et l'accès numérique redéfinissaient les attentes des clients. Il a vu comment les clients pouvaient réserver leur chambre en ligne, s'enregistrer numériquement et même ouvrir la porte de leur chambre d'hôtel via une application.

Les expériences de libre-service en continu devenaient déjà la norme dans le secteur de l'hôtellerie. Lorsqu'il s'est lancé dans le secteur du self-stockage, il a constaté une lacune évidente. Dans de nombreux cas, les processus étaient encore manuels, reposant sur la paperasserie, les heures de bureau et les transferts physiques.

Finn pensait que les clients du self-stockage devaient bénéficier du même niveau de commodité et de flexibilité que les clients d'un hôtel. Par exemple, la possibilité de réserver instantanément, d'accéder à leur espace sans friction et de compléter l'ensemble du processus numériquement.

Il a entrepris de construire Space4You autour de ce principe : appliquer les normes numériques des hôtels au self-stockage et créer une expérience moderne, automatisée et disponible chaque fois que le client en a besoin.

Dès le départ, l'objectif était de mettre en place une opération évolutive qui pourrait se développer sans devenir trop lourde sur le plan administratif.

Le défi

Alors que l'entreprise passait de la phase de lancement aux opérations quotidiennes, la réalité de la gestion d'un site de self-stockage en pleine croissance est devenue évidente. Ce qui avait commencé comme une charge de travail gérable s'est rapidement transformé en une liste croissante de tâches administratives répétitives. Chaque nouvelle demande, chaque nouveau client et chaque emménagement ajoutait du travail manuel à la charge de l'équipe.

Au fur et à mesure du développement de l'entreprise, ces processus manuels sont rapidement devenus un goulot d'étranglement. Les demandes de renseignements, les offres, les contrats et la facturation nécessitaient tous trop d'étapes manuelles, ce qui augmentait la charge de travail administratif à chaque emménagement.

Finn a reconnu que si Space4You devait évoluer, il devrait se débarrasser des processus manuels qui ralentissaient son activité.

Il avait besoin d'un système capable de

• Connecter l'ensemble du parcours client en un seul endroit
• Réduire les tâches administratives manuelles
• raccourcir le délai entre la demande de renseignements et la réservation payée
• Soutenir la croissance sans augmenter les effectifs

Son ambition était de disposer d'un flux de travail automatisé fonctionnant en continu, même en dehors des heures de bureau.

Les points douloureux avant Stora

• Traitement manuel des demandes, des offres et des contrats
• Facturation et tâches administratives répétitives
• Friction opérationnelle ralentissant les emménagements
• Capacité limitée à évoluer efficacement

La solution

Alors que Space4You se préparait à une croissance multi-sites, Finn était à la recherche d'une plateforme capable de soutenir un modèle opérationnel entièrement numérique. C'est là que Stora est devenu un élément central de la stratégie.

Avec Stora en place, Space4You a transformé ses opérations en un flux de travail entièrement connecté et automatisé. L'époque des feuilles de calcul et de la comptabilité manuelle est révolue.

Les clients peuvent désormais réserver en ligne, à tout moment. En fait, Finn a découvert que de nombreuses réservations ont lieu le dimanche soir, lorsque les clients sont chez eux et pensent à un besoin d'espace supplémentaire.

Au lieu d'attendre le personnel, ils peuvent désormais effectuer la réservation instantanément.

Les clients peuvent accéder à leurs unités immédiatement après la réservation, grâce à l'intégration avec le système d'accès intelligent de Sensorberg. Les droits d'accès sont automatiquement accordés lors de la réservation et révoqués lorsqu'un client déménage ou ne paie pas ses frais. L'entrée sécurisée est assurée par l'application One Access sur les smartphones, ou par des cartes PIN ou NFC en utilisant les tablettes One Access Kiosk situées dans l'installation.

Grâce à Stora, l'ensemble du parcours client se déroule désormais dans un seul système facile à utiliser, de la réservation à la signature du contrat, en passant par la vérification des pièces d'identité et les paiements. Cela permet de rationaliser l'expérience client, tout en donnant à l'équipe une visibilité totale et en réduisant considérablement les interventions manuelles.

Les résultats

Depuis la mise en œuvre de Stora, Space4You a considérablement amélioré à la fois l'efficacité et l'évolutivité.

Le temps administratif par emménagement a été réduit d'environ 80 %, car ce qui nécessitait auparavant un effort manuel fonctionne désormais automatiquement en arrière-plan.

Cela a permis à l'entreprise de

• de traiter plus de clients avec la même équipe
• de convertir plus rapidement les demandes de renseignements en réservations payantes
• de consacrer plus de temps à une assistance de haute qualité plutôt qu'à l'administration
• d'exploiter un véritable modèle de réservation 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

En supprimant les frictions du parcours client et des processus internes, Space4You a mis en place un modèle opérationnel léger et évolutif qui supporte aujourd'hui plusieurs sites en Allemagne et en Suisse.

Regarder vers l'avenir

La technologie est à la base de la stratégie de croissance de Space4You, et l'un des principaux objectifs de l'entreprise est d'étendre sa plateforme de gestion par des tiers sur les marchés allemand et autrichien. Il s'agira de gérer professionnellement les sites de self-stockage pour le compte des propriétaires.

Pour y parvenir à grande échelle, il faut des processus cohérents et normalisés. Avec Stora comme colonne vertébrale opérationnelle, Space4You a construit un modèle qui soutient l'expansion sans ajouter de complexité opérationnelle.

Ce qui a commencé comme un petit site à Bremerhaven est aujourd'hui une opération multi-sites en pleine croissance, pilotée par le numérique, alimentée par l'automatisation et conçue pour l'échelle.

QUESTIONS ET RÉPONSES

En quoi Stora a-t-il été bénéfique à votre entreprise dans son ensemble ?

Stora relie l'ensemble du parcours client au sein d'un flux de travail automatisé. La valeur vient du fait que le système fonctionne comme un tout, avec la réservation en ligne, les contrats automatisés et les paiements intégrés qui fonctionnent ensemble pour réduire les tâches administratives et accélérer la conversion.

En réduisant d'environ 80 % le temps d'administration par emménagement, nous pouvons traiter plus de clients avec la même équipe et nous concentrer sur la fourniture d'une assistance de haute qualité plutôt que sur le traitement de la paperasserie.

Quel est l'impact de la réservation en ligne 24/7 ?

Elle a eu un impact significatif. Nous enregistrons un volume élevé de réservations le soir et le week-end. Lorsque les clients se rendent compte qu'ils ont besoin de stockage, ils ne veulent pas attendre l'ouverture du bureau le lundi.

Comme le système fonctionne en continu, ils peuvent effectuer la réservation complète à ce moment-là.

Que pensez-vous de l'automatisation dans le secteur du self-stockage ?

Si vous voulez vous développer sans augmenter constamment votre personnel administratif, vous avez besoin de processus automatisés et rationalisés. Les flux de travail numériques éliminent les frictions pour les clients et les opérateurs.

Pour nous, la technologie est la base d'une entreprise de self-stockage moderne.

Quels conseils donneriez-vous aux opérateurs qui souhaitent se développer ?

Pensez à long terme dès le premier jour. Choisissez un système qui relie les réservations, les contrats, l'accès à l'entrée et les paiements en un seul flux de travail. Si les processus sont fragmentés ou manuels, l'expansion devient compliquée.

Si vous voulez une qualité constante tout en vous développant, vous devez placer l'automatisation au cœur de votre activité.

Obtenez une démonstration gratuite de Stora dès aujourd'hui pour découvrir comment notre plateforme peut soutenir et développer sans effort votre entreprise de self-stockage.