Comment Space4You a réduit de 80 % le temps administratif par emménagement et réalise 30 % de ses réservations le week-end

80 % de temps administratif en moins par emménagement | Des emménagements en quelques minutes | 30 % des réservations le week-end

« La plus grande différence que Stora a faite pour nous, c’est que notre activité continue de fonctionner même quand il n’y a personne au bureau. »

— Finn-Kristof Kausch, fondateur et directeur général

Qui est Space4You ?

Space4You exploite et gère des centres de self-stockage en Allemagne et en Suisse. Son fondateur et directeur général, Finn-Kristof Kausch, a lancé l’entreprise en 2023 et l’a conçue dès le premier jour autour de l’automatisation. Il exploitait déjà un centre classique depuis 2016.

L’entreprise compte aujourd’hui trois activités : ses propres centres, Space4You Management, qui gère des centres pour le compte d’autres propriétaires, et Space4You Connect, qui développe des outils numériques pour le secteur du self-stockage.

Le défi

Finn vient de l’hôtellerie. Pendant ses études, il a travaillé plusieurs fois en Angleterre, où il a découvert le secteur, puis a repris en 2016 un local commercial dans le nord de l’Allemagne pour y ouvrir son premier centre.

Ce premier site lui a montré ce que coûte ce modèle au quotidien. Tout passait par une personne.

« Sur nos premiers sites, un emménagement pouvait facilement prendre une heure. Le client devait passer, nous devions faire la remise, nous avions un entretien de conseil, le client devait signer le contrat. »

— Finn-Kristof Kausch, fondateur et directeur général

Chaque demande, chaque contrat et chaque emménagement demandait un travail manuel, et la charge augmentait avec chaque nouveau client. Un exploitant qui fonctionne ainsi ne peut ouvrir que lorsque quelqu’un est au bureau, et ne peut grandir qu’en recrutant.

Lorsque Finn a lancé Space4You en 2023, il a donc choisi d’éviter ce modèle plutôt que de le corriger. Il lui fallait un système capable de :

• Permettre aux clients de réserver, signer et emménager sans rencontrer personne
• Garder une organisation assez légère pour qu’une petite équipe gère plusieurs sites
• Finaliser les réservations en dehors des heures d’ouverture, au lieu de les laisser attendre jusqu’au lundi
• Être choisi avant l’ouverture, et non ajouté après coup

La solution

Vers 2022, Finn a commencé à chercher des partenaires et a découvert Stora lors d’un salon professionnel, où il a rencontré le cofondateur Gavin Shields.

« Ce qui est bien avec Stora, c’est que ce n’est pas un simple logiciel de gestion : il est vraiment pensé du point de vue du client. Contrats, réservations, disponibilités et paiements sont tous liés, et cela rend les choses très simples pour le client. »

Stora était en ligne plusieurs mois avant l’ouverture du centre : les demandes s’accumulaient déjà dans le CRM avant même qu’il y ait quoi que ce soit à louer. Mettre en ligne le site web avant l’ouverture a permis d’avoir des emménagements prêts dès le premier jour.

Aujourd’hui, le client arrive sur un site web fourni par Stora depuis une recherche Google ou une recherche par IA, choisit une taille de box et une date d’emménagement, puis ajoute une assurance, un accès 24 h/24 ou un service de courrier et de colis avant de finaliser sa réservation en ligne. Le contrat numérique et la vérification d’identité suivent immédiatement. L’accès au bâtiment, grâce à l’intégration de Stora avec le fournisseur d’accès intelligent Sensorberg, n’est débloqué qu’une fois le paiement, l’identification et la signature effectués, à toute heure.

L’équipe reste disponible pour ceux qui le souhaitent.

« Nous voulons laisser le choix à nos clients. Si un client veut réserver de façon entièrement automatisée, sans passer par nos conseils, il peut le faire, y compris en dehors de nos horaires d’ouverture. Mais si un client a besoin de conseils ou a des questions, nous sommes bien sûr toujours là pour l’accompagner sur nos différents canaux. »

Pour les prix, Space4You utilise la tarification dynamique de Stora : les tarifs s’ajustent automatiquement au taux d’occupation, sans que personne n’ait à les surveiller. C’est d’autant plus utile qu’un tiers des réservations arrive quand le bureau est fermé. Pour les clients existants, l’outil d’augmentation des prix s’en charge.

Les matinées de Finn commencent sur le tableau de bord : taux d’occupation actuel, chiffre d’affaires, paiements en attente et un historique d’activité de ce qui s’est passé pendant la nuit.

Les résultats

Le temps administratif par emménagement a baissé d’environ 80 %. La remise, l’entretien de conseil et la signature du contrat ont disparu, et tout le parcours se fait en ligne. Un emménagement qui prenait facilement une heure prend désormais quelques minutes.

Environ 30 % des réservations se font désormais le week-end.

« Aujourd’hui, environ 30 % de nos réservations se font le week-end, précisément au moment où nos concurrents ne sont pas là ou où notre bureau n’est pas occupé. »

Louer en ligne 24 heures sur 24, 365 jours par an, signifie qu’un client qui réalise un dimanche à 22 h qu’il a besoin d’un espace de stockage peut réserver, signer, payer et emménager sans attendre le lundi.

L’organisation reste légère. Il faut moins de personnel par site, et l’équipe s’occupe de plusieurs sites à la fois plutôt que d’un seul chacun.

La dernière tâche manuelle, c’était le téléphone. Les appels arrivant quand personne ne pouvait décrocher étaient la seule étape du parcours client qui restait manuelle par défaut. Grâce à l’API publique de Stora, Space4You Connect a créé un assistant téléphonique basé sur l’IA qui répond 24 heures sur 24, consulte les données de Stora en temps réel et enregistre l’appelant dans Stora comme prospect, avec un résumé pour que l’équipe puisse assurer le suivi.

La même API alimente le reste de leurs outils : une application de courrier et de colis qui identifie les envois des clients et les prévient par e-mail à leur arrivée, et un comparateur de prix qui vérifie automatiquement les tarifs de la concurrence et signale quand il faut ajuster les leurs.

Et ensuite

Space4You gère désormais des centres pour d’autres propriétaires en plus des siens, ce qui ne fonctionne que si les processus sont les mêmes partout.

« Stora nous donne tout simplement la base pour exploiter plusieurs sites en parallèle avec une organisation très légère. »

C’est sur cette standardisation que repose l’activité de gestion, et c’est ainsi que Finn compte continuer à se développer en Allemagne et en Suisse sans que la charge administrative n’augmente avec lui.

« Si un exploitant de self-stockage me demandait aujourd’hui si je recommande Stora, je répondrais clairement oui, surtout s’il veut rendre son entreprise numérique, automatisée et évolutive. »

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